Planejamento

Um planejamento eficaz é o melhor ponto de partida para a realização de um evento de sucesso. A elaboração de cronogramas e planilhas de custos, bem como o rígido controle de todos os serviços terceirizados é fundamental para que todas as etapas da organização sejam concluídas dentro dos prazos e com qualidade garantida.

Tão importante quanto o planejamento, a criação de um conjunto de ações estratégicas de divulgação é fundamental para que o evento obtenha êxito. Desde a captação de patrocínios e participantes até a elaboração de uma comunicação visual consistente a CS eventos dispõe de recursos para atender a todas as demandas desta primeira fase na organização de um evento.

1. Planejamento

Secretaria de coordenação e supervisão de atividades durante a prévia do Congresso:

Assessoria à comissão organizadora em todas as etapas do evento;
Visitas técnicas no local do evento e nos demais espaços que fazem parte do projeto para a escolha do aluguel do espaço e na logística do mesmo.
Elaboração de projeto de stands delimitando a quantidade de m2 a ser comercializado;
Comercialização da exposição paralela;
Elaboração de uma planilha de custo estimado para controle das despesas e receitas do evento que serão administradas pela CS Eventos em conjunto com a comissão organizadora visando a saúde financeira do evento;
Gerenciamento do evento, através da coordenação e supervisão de todo o staff contratado; controle de qualidade e distribuição dos materiais impressos, correspondências, atendimento aos participantes e palestrantes; providências para a instalação de serviços de apoio durante o evento.
Definição de um cronograma de atividades para especificar o acompanhamento da dinâmica do evento, destacando os profissionais e as respectivas datas limites de cumprimento das tarefas;
Desenvolvimento, execução e manutenção de site EXCLUSIVO do Congresso vinculado à secretaria com vistas a disponibilização e atualização de informações, inscrição, recepção e cadastramento dos trabalhos científicos on line;
Todas as informações que forem disponibilizadas no site do evento posteriormente poderão ser linkadas com o site da CS EVENTOS;

2. Programação visual do evento

Criação de logotipo do evento;
Criação e diagramação de lay-out para impressos;
Acompanhamento de produção e supervisão de prazos para entrega de materiais de apoio, identidade visual, publicações oficiais, material promocional e de sinalização.

3. Correspondências / divulgação

Cadastramento e envio de correspondências aos palestrantes;
Envio de malas diretas;

4. Captação de recursos/exposição paralela/inscrições

Comercialização de stands;
Cadastramento e controle de inscrições;
Portfólio para comercialização de stands simpósios e itens de merchandising;